Exceto nos casos em que a estrutura de uma empresa permita um ou mais funcionários responsáveis apenas por apontamentos de produção (raros são os casos tratando-se de empresas de pequeno e médio porte), é comum a dificuldade em se conseguir dados precisos para levantamentos / cálculos de custo e valorização da produção.

A dificuldade deve-se ao fato de que os operários muitas vezes não têm o perfil adequado para monitorar e apontar os dados de maneira crítica, ocorrendo assim os erros de apontamentos e informações raramente precisas. Muitas vezes isso acontece em virtude da falta de interesse, falta de instrução, entre outros fatores.

Alguém poderia sugerir que, nos dias atuais, com tanta mão-de-obra disponível, o mais coerente seria substituir os funcionários que não conseguem se encaixar no perfil necessário por novos profissionais, com maior grau de instrução e com facilidade de adequação. Correto em parte o pensamento, entretanto, em vários ramos de atividade, existe uma grande dificuldade em encontrar um profissional que executa bem sua tarefa produtiva ao mesmo tempo domina a burocracia. Mais comum encontrarmos ou "burocratas", ou "produtivos", exclusivamente.

Como resolver então essa situação?

Uma boa saída é trabalhar um verdadeiro projeto de preparação do colaborador para que este, que já é "produtivo", aumente sua eficiência.

Tudo pode começar com um treinamento inicial, no formato de reunião, onde abre-se a oportunidade para o operário reclamar da necessidade de apontar tempos e insumos, relatando o desafeto e as dificuldades. Logo em seguida, o instrutor deve agir sutilmente, concordando com as reclamações (a maioria delas bem fundamentadas), agradecer o empenho (por menor que pareça) até então, e mostrar o que a empresa faz com os dados apontados.

Num demonstrativo bem simplificado, o instrutor, preferencialmente envolvido com as rotinas de custos na empresa, pode apresentar um exemplo de como os apontamentos se "transformam" em preço de venda. A partir disso, demonstra-se a importância desses dados para medir a viabilidade do departamento em que o operário aplica suas habilidades. Finalmente, entra-se na questão de que tudo se moderniza, e cada colaborador precisa constantemente incrementar suas habilidades, tornando-se mais versátil, mais completo...

Por fim, esclarecida a importância dos apontamentos feitos de maneira correta e crítica, volta-se ao assunto abordado no início do treinamento, com as reclamações devidamente registradas. Para cada reclamação ou dificuldade relatada, deve-se abrir espaço para sugestões ou até mesmo propô-las, de maneira a tratar cada caso. O operário precisa perceber que a empresa valoriza as suas habilidades e está disposta a facilitar a sua tarefa, desde que atendidas as necessidades da instituição.

Todas as propostas devem ser documentadas, o departamento competente deve tratar cada sugestão validada com agilidade e no menor prazo possível implantar as melhorias.

O analista de custos não trabalha no chão-de-fábrica, por isso não conhece as dificuldades de se apontar dados da produção. É necessário o intercâmbio para melhoria do processo para ambas as partes.

Feitas as adequações, sejam elas nos processos ou simplesmente melhorias no layout dos formulários, após algum tempo nova reunião deve ser marcada, agora para elogiar o desempenho dos operários (a melhora ocorrerá naturalmente pelo fato de terem sido ouvidos e atendidos), discutir os resultado de cada implementação, validando-as uma a uma, abrindo espaço para novas sugestões.

Essa sistemática, adotada de maneira cíclica e permanente, tende a ambientar o analista de custos com o que ocorre no processo produtivo, permitindo identificar falhas, ineficiências, dificuldades. Além disso, coopera-se para um melhor relacionamento entre produtivo e administrativo, bem como "lapida-se" o perfil dos colaboradores.

Muito embora possa parecer mais prático substituir colaboradores, não podemos esquecer que muitos deles dominam muito seu trabalho e têm habilidades notáveis, motivos suficientes para se investir.

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